Proyek adalah aktivitas yang mempunyai ciri-ciri seperti mempunyai objektif yang spesifik yang harus diselesaikan, terdefinisi jelas waktu awal dan akhir, mempunyai batas dana, menggunakan sumber daya, serta multifungsional yaitu anggota proyek bias berasal dari departemen yang berbeda. Sedangkan manager adalah orang atau seseorang yang harus mampu membuat orang-orang dalam organisasi yang berbagai karakteristik, latar belakang budaya, akan tetapi memiliki ciri yang sesuai dengan tujuan (goals) dan teknologi (technology).
Sehingga dapat disimpulkan bahwa definisi Manajer Proyek (Project Manager) adalah seseorang yang brtindak sebagai pimpinan dalam suatu proyek. PM ini sangat berperan penting dalam adanya suatu proyek, karena kegagalan dan keberhasilan dari proyek tersebut di tentukan oleh PM itu sendiri. Manajemen proyek meliputi juga perencanaan dan pengawasan proyek. Perencanaan proyek meliputi definisi kebutuhan kerja, definisi jumlah dan kualitas kerja, dan definisi kebutuhan sumebr daya. Sedangkan pengawasan proyek terdiri dari penelusuran status proyek, membandingkan hasil actual dan hasil diprediksikan, dan membuat penyesuaian.
Shtub(1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting dimiliki untuk seorang manajer proyek, yaitu:
1. Problem Solving, kemampuan manajer dalam menyelesaikan suatu masalah dengan efektif dan efisien.
2. Budgeting and Cost Skills, kemampuan dalam hal membuat sebuah anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
3. Scheduling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek.
4. Technical Skills, kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek.
5. Leadership Skills, kemampuan ini penting dimiliki karena apa yang yang dilakukan oleh seorang manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.
6. Resource Management and Human Relationship Skills, kemampuan ini adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Karena manajer proyek harus memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat didalam proyek. Seorang manajer proyek juga harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya menjadi pendengar yang baik.
7. Communication Skills, seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan komunikasi dengan baik, karena jika tidak ada komunikasi yang efektif maka perencanaan sebuah proyek tidak akan berjalan dengan lancar.
8. Negotiating Skills, untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan ini sangat penting. Tapi, manajer proyek harus emmahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajemen proyek dapat melakukan negosiasi dengan pemikiran yang tenang untuk memperoleh apa yang diinginkan.
9. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills; kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh seorang marketing, tetapi seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya. Selain itu, kedekatan dengan para konsumen juga sangat diperluka, manajer proyek harus responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka.
APA YANG DILAKUKAN OLEH SEORANG MANAJER PROYEK?
1. Menerima otoritas dari pihak yang berkompeten
2. Mendefinisikan dan melakukan review kasus bisnis danrequirements dengan evaluasi dan control secara regular.
3. Melakukan inisiasi dan rencana proyek dengan menyusun format, arah dan landasan yang memberikan peluang untuk pengukuran penyimpangan/varian serta control terhadap perubahan.
4. Bermitra dengan pengguna akhir, bekerja dengan sponsor proyek dan manajemen lain untuk mendapatkan kemajuan dan arah proyek dengan mencapai tujuan, meraih target, memecahkan masalah, dan mitigasi resiko.
5. Mengelola teknologi, orang-orang dan perubahan agar mencapai tujuan, meraih target, dan menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditentukan dan tetap berada dalam anggaran.
6. Mengelola tim pelaksana proyek dengan menciptakan suasana yang kondusif untuk menyelesaikan aplikasi baru dengan biaya yang efektif.
7. Mampu mengelola keadaan yang tidak menentu, perubahan yang cepat, kesimpangsiuran, kejutan-kejutan, dan lingkungan yang hanya sedikit terdefinisi.
8. Menjaga hubungan dengan klien dengan menggunakan format laporan yang cukup lengkap, jelas dan formal, sebagai apresiasi terhadap hubungan yang saling menghormati produktif.Mengarahkan proyek dengan cara memimpin yang memberikan contoh dan memberikan motivasi untuk semua perhatian hingga proyek mencapai tujuannya.
Hal tersebut diatas memang tidak mengherankan karena posisi Manajer Proyek memegang peranan kritis dalam keberhasilan sebuah proyek terutama di bidang teknologi informasi. Berikut ini kualifikasi teknis maupun nonteknis yang harus dipenuhi seorang Manajer Proyek yang saya sarikan dari IT Project Management Handbook.
Setidaknya ada 3 (tiga) karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu:
· Karakter Pribadinya
· Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
· Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
Karakter dari kepribadiannya :
1. Harus memahami dan menguasai semua hal baik secara teori maupun teknis terhadap proyek yang sedang di tangani.
2. Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.
3. Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.
4. Asertif
5. Memiliki pengalaman dan keahlian yang berkaitan dengan proyek yang sedang dikelola.
6. Memiliki wibawa, mampu beradaptasi dan bergaul dengan bawahan sehingga tidak ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.
Karakteristik kemampuan terkait dengan proyek yang di kelola :
1. Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.
2. Pelaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.
3. Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.
4. Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.
5. Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.
6.Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
7. Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
8. Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.
9. Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
10.Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.
Karakteristik kemampuan terkait dengan tim yang di pimpin :
1. Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
2. Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
3. Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.
4. Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.
5. Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
6. Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
7. Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.
8.Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
9. Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.
10. Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.
11. Mampu membangun kedisiplinan secara struktural.
12.Mampu mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya sebagai kekuatan individual.
13.Mendayagunakan setiap elemen pekerjaan untuk menstimulasi rasa hormat dari para personil yang terlibat dan mengembangkan sisi profesionalisme mereka.
14.Menyediakan sedikit waktu untuk menerima setiap ide yang dapat meningkatkan kematangan serta pengembangan dirinya.
15. Selalu terbuka atas hal-hal yang mendorong kemajuan.
16.Memahami secara menyeluruh para anggota tim yang dipimpinnya dan mengembangkan komunikasi efektif di dalamnya.
REFERENSI :
No comments:
Post a Comment